رد شدن یا طولانی شدن پرونده اخذ رتبه پیمانکاری همیشه به دلیل یک مشکل اساسی نیست. گاهی نقص مدارک، مغایرت اطلاعات شرکت، آماده نبودن سوابق پروژه ها یا شرایط نامناسب نیروهای امتیازآور باعث ایجاد ایراد در روند بررسی می شود. در تمدید رتبه پیمانکار نیز تغییر اعضای شرکت، وضعیت نیروها و مدارک می تواند شرایط پرونده را نسبت به دوره قبل تغییر دهد. به همین دلیل، بهتر است شرکت ها پیش از ثبت درخواست، اطلاعات ثبتی، سوابق کاری، مدارک نیروهای امتیازآور، رشته و پایه مورد نظر را بررسی کنند. همچنین اقدام برای تمدید نباید به روزهای پایانی اعتبار رتبه موکول شود. بررسی دقیق پرونده پیش از ثبت درخواست می تواند از بسیاری از رفت و برگشت های اداری و اتلاف زمان جلوگیری کند.